Purchase requisitions

Uitdagingen

Bedrijven, zowel groot als klein, hebben last van hoge kosten per transactie en het verlies van inkoopvoordelen, als gevolg van een handmatige afhandeling van bestelaanvragen en slechte controle over het aanmaken en goedkeuren inkoopaanvragen. 

Volgens een rapport van de Aberdeen Group verliezen organisaties bijna 25% van elke bestede euro door ongecontroleerde uitgaven, veroorzaakt door het niet naleven van de afgesproken prijs en voorwaarden. Deze situatie doet zich vooral voor bij organisaties die de standaard (en meestal complexe) inkoopprocedures omzeilen.

Oplossingen

Krijg controle over uw inkoopproces om betere prijzen te bedingen en de rapportage te verbeteren

Implementeer een automatische workflow voor bestelaanvragen (purchase requisitions), die het volledige Purchase-to-Pay (P2P) proces verbetert. De afdeling Inkoop krijgt volledige controle over alle inkopen om betere prijzen te bedingen, de rapportage te verbeteren en werkelijke waarde voor uw organisatie te genereren. Dit wordt gerealiseerd door alle aankopen vooraf intern goed te keuren. Automatisering van bestelaanvragen in SAP maakt dit mogelijk.

ReadSoft's oplossing voor geautomatiseerde purchase requisition processen in SAP

ReadSoft biedt een configureerbare workflow voor het automatiseren en vereenvoudigen van uw bestelaanvraagproces in SAP. Door elke bevoegde aanvrager te voorzien van een eenvoudig te gebruiken webformulier voor inkoopaanvragen, heeft u direct zicht op alle bestelaanvragen in elke fase van het inkoopproces. Tegelijkertijd richt u een audit trail in om te kunnen voldoen aan de huidige en toekomstige naleving van alle regelgeving.

Hoe het werkt

Verbeter uw inkoopproces met purchase requisition automatisering van ReadSoft

Hoe functioneert purchase requisition procesautomatisering binnen uw inkoopafdeling? Het antwoord is een geautomatiseerde aanpak in drie eenvoudige stappen, bestaande uit inkoopaanvragen, een goedkeuringsworkflow en het creëren van een inkooporder (PO):

Bestelaanvraag indienen
Geautoriseerde medewerkers kunnen aanvragen tot inkoop indienen via een gebruiksvriendelijke, eenvoudige webapplicatie of een SAP-gebruikersinterface. Gebruikers hebben altijd toegang tot bestaande online catalogussen, die het selectieproces vereenvoudigen en standaardiseren.

Geautomatiseerde workflow voor goedkeuringen
Binnen uw organisatie zijn er op meerdere niveaus workflows voor het beoordelen en goedkeuren van bestelaanvragen beschikbaar, die eenvoudig aan uw bedrijfsregels kunnen worden aangepast. Alle goedkeuringen worden in een zichtbare audit trail geregistreerd om relevantie informatie snel te kunnen raadplegen. Ondersteunende documentatie over de bestelaanvraag is voortdurend beschikbaar voor het goedkeuringsproces.

Automatisch een inkooporder (PO) crëeren
Zodra de inkoopaanvraag is goedgekeurd, wordt een inkooporder automatisch aangemaakt in SAP. De PO is beschikbaar gedurende het gehele purchase-to-pay proces, om de inkooporder snel en eenvoudig te vergelijken met orderbevestigingen, pakbonnen en facturen. 

Een duidelijk overzicht van aanvraag- en goedkeuringsprocessen biedt een betere basis voor het onderhandelen over de prijs, voorwaarden en bepalingen.

Belangrijkste kenmerken

Functies die het proces van elke inkoopaanvraag efficiënter maken 

ReadSoft's automatiseringsoplossing voor purchase requisitions biedt onder andere de volgende functies:
 

  • SAP-gecertificeerde oplossing die naadloos werkt binnen uw SAP-systeem.
     
  • Toegang via gebruiksvriendelijke SAP-interface of webapplicatie voor gebruikers buiten SAP.
     
  • Bedrijfsbrede en gecontroleerde verzameling van alle bestelaanvragen.
     
  • Geautomatiseerde workflow voor het beoordelen en goedkeuren van bestelaanvragen.
     
  • Integratie met bestaande online catalogussen.
     
  • Snel te implementeren en uitstekend configureerbaar om de bestaande P2P-workflows te verbeteren.
     
  • Automatische validatie tegen SAP master data, transactiegegevens en configuratie-instellingen.

Belangrijkste voordelen

Inkooporders zijn van invloed op elke volgende stap binnen het purchase-to-pay proces. Naast de verhoging van de productiviteit en het vergroten van de zichtbaarheid binnen het complete inkoopproces, maakt een geautomatiseerd aanvraagproces het mogelijk om inkoopaanvragen automatisch te vergelijkingen met orderbevestigingen, pakbonnen en facturen. Zo biedt het automatisch verwerken voortdurend voordelen voor het gehele P2P-proces.

Andere voordelen zijn onder meer:
 

  • Snellere implementatietijd.
     
  • Geen extra ontwikkeling voor integratie.
     
  • Minimale advieskosten dankzij een eenvoudige en gebruiksvriendelijke automatiseringsoplossing.
     
  • Vooraf geconfigureerd pakket met kant-en-klare functionaliteiten.
     
  • Betere basis voor het onderhandelen van prijzen, voorwaarden en bepalingen.
     
  • Lagere kosten voor inkoop, logistiek en administratie. 
     
  • Betere en snellere factuurverwerking.
     
  • Verbeterde rapportagemogelijkheden voor financiële afdelingen.
     
  • Optimale leveranciersselectie.
     
  • Sneller rendement op uw investering.

 

E-book

U kent wellicht de voordelen van P2P automatisering maar heeft u ook een high-level overzicht van de technologie en hoe deze integreert met uw SAP systeem? In dit e-book leest u hoe u AP en Procurement zo kunt voor te bereiden dat u klaar bent voor technische discusses met het IT comité.

Download dit e-book nu om ook vanuit recente onderzoeken en klantvoorbeelden meer te weten te komen over de integratie met uw SAP systeem. 

Automatiseer uw bestelaanvraagproces en krijg controle over alle inkoopkosten

Door het stroomlijnen van inkoopaanvragen via een geautomatiseerde workflow in SAP, 
kan uw organisatie ongecontroleerde kosten met maar liefst 26% verlagen. 

Wilt u meer weten over het automatiseren van inkoopaanvragen in SAP?

Neem vandaag nog contact met ons op

Oplossingen van Lexmark verwerken uw financiële documenten
naar onder andere makkelijk toegankelijke financiële managementinformatie.