Order-to-Cash (O2C) processen

Verkooporders automatisch verwerken in SAP

Slechte validatie van ingevoerde gegevens en trage afhandeling van uitzonderingen (exceptions) vormen belangrijke uitdagingen voor zowel het stroomlijnen van het sales order proces, als het realiseren van kostenefficiëntie in de gehele order-to-cash cyclus en het verbeteren van de dienstverlening. Automatiseer de verwerking van verkooporders met ReadSoft's gecertificeerde SAP add-on, zodat u deze obstakels kunt verwijderen en alle sales order activiteiten met een optimale zichtbaarheid, flexibiliteit en controle kunt beheren.

Uitdagingen

Het is geen verrassing, dat er vaak fouten worden gemaakt met handmatige invoer van grote orders. Bij het handmatig verwerken van alle binnenkomende verkooporders, het meerekenen van e-mailbijlagen, fax, post, telefoon, elektronische B2B verkooporders en EDI, elk met een eigen systeem, zijn fouten min of meer onvermijdelijk. Maar het hoeft niet zo te zijn.

Oplossingen

Of u nu uw verkooporders per fax, e-mail, post, elektronisch of EDI ontvangt; elke verkooporder wordt dankzij een snel en geautomatiseerd proces geïdentificeerd, vastgelegd, geïnterpreteerd en geboekt in uw SAP-systeem. Validatie is geautomatiseerd, evenals de tijdige reactie op sales order gerelateerde zaken zoals prijs, beschikbaarheid en vervangende producten.

Verkort levertijden en verlaag de kosten voor het verwerken van sales orders met 50%

Het resultaat is een snellere verwerking van alle verkooporders, kortere levertijden, lagere operationele kosten en meer tijd voor uw personeel om zich te richten op de klantenservice. En dat leidt weer tot een betere cashflow en meer tevreden klanten. 

Belangrijkste kenmerken & voordelen

Automatiseer uw verkooporderproces met ReadSoft en verkort zo uw O2C-cyclus

Maak gebruik van onze oplossing voor het automatiseren van de verwerking van verkooporders in SAP, om de controle en toegang tot alle verkooporders en orderinformatie te krijgen, ongeacht vorm en formaat. Medewerkers hebben volledige toegang tot accurate orderinformatie en kunnen zo direct vragen van klanten beantwoorden, problemen oplossen, orders opsporen en de nodige veranderingen doorvoeren.

Een duidelijk inzicht in orderprioriteit en -status geeft u de mogelijkheid om operationele processen te analyseren en te stroomlijnen. Zo heeft u realtime toegang tot logboekgegevens van de audit trail en het sales order proces, statistieken omtrent procesefficiency, zoals tijd en volume, het aantal orders per dag en de tijd die aan elke order is besteed. Daarnaast voorkomt u zoekgeraakte of dubbele verkooporders en minimaliseert u te late leveringen en klachten.

Andere kenmerken en voordelen zijn:
 

  • Automatische verzameling en identificatie van relevante ordergegevens, waaronder de verkoopororganisatie, het distributiekanaal, de verkoopgroep en het artikelnummer.
     
  • Automatische controle van de beschikbaarheid van artikelen en de prijs, voordat een verkooporder wordt aangemaakt
     
  • Integratie van klantspecifieke bepalingen en controles
     
  • Verhoogde O2C-procescontrole en volledige transparantie
     
  • Snellere opsporing van fouten en uitzonderingen
     
  • Veilig en automatisch proces voor het aanmaken van verkooporders dankzij uitgebreide en consistente controles
     
  • Kortere verwerkingstijden
     
  • Lagere kosten voor goederenontvangst
     
  • Hogere klanttevredenheid door geoptimaliseerde verwerking van verkooporders

Hoe het werkt

Gecertificeerde SAP add-on voor het verwerken van verkooporders

ReadSoft's geautomatiseerde oplossingen voor het verwerken van verkooporders werken naadloos binnen SAP. Wanneer een verkooporder wordt ontvangen, verzorgt onze intelligente capture technologie automatisch voor het verzamelen en vastleggen van relevante informatie. Deze informatie wordt vervolgens gecontroleerd tegen bestaande gegevens in SAP en een ingebouwde workflow voor het oplossen van afwijkingen. Zo kan elke verkooporder aan de hand van een snel, accuraat en gedocumenteerd proces worden gecrëerd.

Het verbeteren van de gehele Order-to-Cash-cyclus

Het geautomatiseerde verkooporderproces is voortdurend in contact met alle relevante gegevens in uw SAP-systeem, met inbegrip van master data, logica en hulp. De controle op dubbelingen wordt gedaan voordat de gegevens SAP worden geboekt. Als alle informatie correct is, zal alles verwerkt worden tot en met het creëren en inboeken van de definitieve verkooporder. Zo kunnen uw medewerkers zich beter concentreren op automatisch geactiveerde afwijkende workflows en klantenservice. Dankzij het gebruik van een vertrouwde gebruikersinterface voor SAP-gebruikers wordt de productiviteit snel verhoogt en is er minder tijd nodig voor het trainen van personeel. Zo werkt het:

Bestellingen matchen en valideren

  • Een verkooporder komt binnen in alle formaten mogelijk (fax, papier of elektronisch) of lay-out.
  • ReadSoft's intelligente capture technologie creëert automatisch een afbeelding van de verkooporder en legt relevante orderinformatie vast, zoals klantnummer, materiaal, hoeveelheid, eenheid en de vervaldatum, zonder de noodzaak van document templates.
  • Vastgelegde gegevens, zoals de actuele voorraad en de prijs, worden automatisch vergeleken en gevalideerd tegen data in uw SAP-systeem en vervolgens overgedragen aan de order management applicatie.

Het afhandelen van uitzonderingen

  • Een ingebouwde workflow voor de afhandeling van uitzonderingen lost automatisch afwijkingen op tussen de informatie uit de sales order en de gegevens in SAP.
  • Vastgelegde ordergegevens worden vervolgens bevestigd of gecorrigeerd door bevoegde medewerkers.

Het creëren van de orderbevestiging 

  • Verkooporders zonder uitzonderingen kunnen in slechts 10 minuten worden verwerkt, met weinig of geen tussenkomst van uw werknemers.
  • Uitzonderingen worden gestuurd in een workflow voor verduidelijking of goedkeuring. Na goedkeuring worden de ordergegevens en de gescande afbeelding van de verkooporder automatisch in het SAP-systeem opgeslagen. Vervolgens kunnen procedures voor de verdere verwerking worden gestart, zoals de orderbevestiging, productie en verzending.

Verbeter de klantenservice door snellere en nauwkeurigere afhandeling van elke verkooporder

ReadSoft's SAP-gecertificeerde add-on voor geautomatiseerde sales order processen vermindert fouten, versnelt de verwerkingstijd en verbetert de klanttevredenheid.

Wilt u meer weten?

Neem dan vandaag nog contact met ons op

Whitepaper

7 redenen om de verwerking van salesorders voor SAP®
te automatiseren

Veel bedrijven hebben onnodig grote bedragen aan cash in hun debiteurenbedrijfsvoering vaststaan. ​De vraag is hoe deze activa naar cash kunnen worden geconverteerd, toekomstige oninbare vorderingen en tekorten kunnen worden vermeden, terwijl klantrelaties behouden blijven en worden verbeterd. Het beknopte antwoord is om de order-to-cash processen te stroomlijnen en te automatiseren.

Download de whitepaper en ontdek hoe u het maximale uit uw order-to-cash proces kunt halen.

Vul uw gegevens hieronder in en ontvang direct per e-mail een downloadlink naar de whitepaper:

Oplossingen van Lexmark verwerken uw financiële documenten
naar onder andere makkelijk toegankelijke financiële managementinformatie.