Accounts Payable (AP) processen

Uitdagingen

Veel organisaties ondervinden uitdagingen binnen hun factuurverwerking; van het handmatig invoeren van factuurgegevens en inefficiënte papieren factuurprocessen, tot lange cyclustijden en langdurige processen voor het beoordelen en goedkeuren van inkoopfacturen. Deze bedrijven zijn zich er steeds meer van bewust, dat op papier gebaseerde en handmatige processen leiden tot hoge operationele kosten en gemiste zakelijke kansen. 

Andere problemen waarmee de meeste financiële afdelingen worden geconfronteerd zijn; verloren of ontbrekende facturen, een groot aantal afwijkingen en uitzonderingen, onvoldoende inzicht in alle uitstaande schulden en gemiste kansen om leverancierskortingen te bedingen. 

Oplossingen 

Elimineer handmatige, papieren factuurverwerkingsprocessen en reduceer de kosten tot 80% 

ReadSoft's totaaloplossingen voor geautomatiseerde Accounts Payable (AP) processen bieden een optimale beveiliging, automatische workflows, snellere factuurverwerking, lagere kosten per factuur en tijdige foutmeldingen. Onze software integreert naadloos met uw SAP systeem en automatiseert uw factuurverwerking, vermindert handmatige taken, vervangt papieren processen voor digitale processen en geeft u realtime zicht op uw cashflow.

Voor andere ERP systemen werkt Readsoft samen met implementatiepartners. Bekijk daarvoor ons partnernetwerk hier.

Hoe het werkt

Zo werkt automatische factuurverwerking in SAP

ReadSoft's software voor geautomatiseerde factuurverwerking is een marktleidende, SAP-gecertificeerde oplossing voor het scannen, verwerken, goedkeuren en archiveren van facturen. Dankzij een automatische workflow worden alle factuurgegegevens direct gevalideerd tegen SAP master data, de inkooporder en de database voor goederenontvangst, voordat de factuur in uw SAP-systeem wordt geboekt. Het werkt als volgt:

Facturen vastleggen (Invoice Capture)

  • Papieren facturen worden gescand en direct omgezet in digitale bestanden.
  • Elektroniche facturen zijn direct klaar voor verder verwerking.
  • EDI facturen worden direct doorgestuurd naar een workflow voor validatie.
  • Onze capture technologie leest en interpreteert alle factuurgegevens, ongeacht het formaat.

Validatie

  • Vastgelegde factuurinformatie wordt automatisch vergeleken en gevalideerd tegen master data, inkooporders en goederenontvangstgegevens in SAP.
  • Facturen met een 100% match worden automatisch in SAP geboekt, zonder enige handmatige tussenkomst.

Automatische workflow

  • Facturen die op een inkooporder zijn gebaseerd en fouten bevatten, worden voor probleemoplossing doorgestuurd.
  • Inkoopfacturen die niet op een PO zijn gebaseerd worden automatisch doorgestuurd voor codering, goedkeuring en boeking.
  • Goedkeuringen worden door middel van een transparant en gedocumenteerd proces verkregen.
  • In uw SAP-systeem heeft u altijd realtime overzicht van de workflow en toegang tot een afbeelding van de factuur.
  • Goedgekeurde facturen worden automatisch geboekt in SAP.

Toegang tot factuurgegevens

  • Factuurgegevens en afbeeldingen kunnen op elk moment uit archiveringssysteem worden opgehaald.
  • Via de Supplier Portal (leveranciersportaal) en automatische e-mail notificaties worden leveranciers op de hoogte gehouden van de status van hun facturen.
  • Onze rapportagetool beheert, analyseert en meet het complete accounts payable-proces en kan daarom als hulpmiddel worden ingezet voor het oplossen van knelpunten in de factuurverwerking.

Belangrijkste kenmerken & voordelen

Automatiseer elk Accounts Payable proces in uw ERP-systeem en profiteer van een kostenbesparing tot 80%

Door het automatiseren van crediteuren-processen in bijvoorbeeld SAP behaalt uw bedrijf een positief eindresultaat door het elimineren van handmatige invoer, het automatiseren van alle stappen binnen de factuurverwerking, het verstrekken van de belangrijkste financiële statistieken en KPI's. Alle AP-procesgerelateerde informatie is in uw SAP-systeem geregistreerd, zodat u kunt voldoen aan wet- en regelgeving (zoals SOX).

Andere kenmerken en voordelen van ReadSoft's oplossing voor automatische factuurverwerking in SAP zijn
 

  • Automatisch boeken van inkoopfacturen voor gestroomlijnde factuurverwerking in SAP
     
  • Gepersonaliseerd en centraal toegangspunt voor het raadplegen van alle Accounts Payable-informatie
     
  • Automatisch factuurgegevens valideren tegen SAP-data
     
  • Realtime inzicht in de status van de factuurverwerking
     
  • Betere cashflow management
     
  • Audit trail van alle AP-processen om te voldoen aan wet- en regelgeving (zoals SOX)
     
  • Naadloze integratie met SAP-systemen middels standaard SAP-gebruikersomgevingen
     
  • Verlaging van de kosten van factuurverwerking tot 80%
     
  • Korte doorlooptijd van inkoopfacturen
     
  • Voorkomen boetes voor te late betalingen en foutief betaalde facturen
     
  • Profiteren van leverancierskortingen door op tijd te betalen

Verwerk facturen automatisch in SAP om uw gehele P2P-proces te verbeteren

Door uw factuurverwerking in SAP te automatiseren, bespaart u niet alleen tijd, arbeid en kosten, maar geeft u ook uw leveranciers, uw financiële afdelingen real-time inzicht in de status van elke factuur. De verhoogde transparantie en productiviteit hebben op hun beurt een positieve invloed op uw winst.

Wilt u meer weten over ReadSoft's SAP-gecertificeerde software voor digitale factuurverwerking?

Neem dan vandaag nog contact met ons op

E-book

AP-automatisering-ebook

7 essentiële tips om Accounts Payable Automatisering aan uw CFO te pitchen

Het automatiseren van de factuurwerking is voor de meeste CFO's geen prioriteit.
Ontvang hieronder direct een link naar het e-book en help uw CFO te prioritiseren met:

Het verbeteren van de marges en winstgevendheid

Het naleven én garanderen van wet- en regelgeving

Effectiever en real-time forecasten
 

Bekijk de preview

Whitepaper
AP Automation: alle feiten en best practices op een rijtje

Deze nieuw uitgebrachte whitepaper laat u alle voordelen, best practices en must-haves zien door de ogen van vooraanstaande analisten als;

- The Hackett Group
- The Institute of Financial Operations
- The Institute of Financial Management
- Ardent Partners

Vul uw gegevens hieronder in en ontvang direct per e-mail een downloadlink naar de (engelstalige) whitepaper:

Oplossingen van Lexmark verwerken uw financiële documenten
naar onder andere makkelijk toegankelijke financiële managementinformatie.