Hoe verloopt de implementatie?

Implementatie mogelijkheden

Klik snel verder

On-premise facturen verwerken

Uitdagingen

Voordat facturen van leveranciers in uw ERP-systeem kunnen worden verwerkt, zal elke papieren en digitale factuur eerst moeten worden omgezet in elektronische data waarmee uw medewerkers daadwerkelijk kunnen werken. Dit proces wordt vaak nog handmatig gedaan en is daarom arbeidsintensief, kostbaar en foutgevoelig. 

Veel organisaties investeren in technologieën om de doorstroming van de factuurgegevens te verbeteren, maar worstelen nog steeds met kostbare processen veroorzaakt door inefficiënte, handmatige invoer van data en validatiestappen. De reden hiervoor is dat meer dan 80 procent van alle relevante data gevangen zit in ongestructureerde, onbeheerde documenten. 

Oplossingen 

Reduceer handmatige invoer van data met 80 tot 100 procent 

Transformeer de tijdrovende taak van het handmatig verwerken van facturen in een snel, effectief geautomatiseerd proces met onze Intelligent Capture. 

Onze zakelijke capture software zorgt voor meer efficiëntie en nauwkeurigheid in al uw financiële processen, door de belangrijkste gegevens uit vrijwel elke factuur – ongeacht de vorm – automatisch vast te leggen, te extraheren en te verifiëren. U heeft daarnaast ook toegang tot procesgerelateerde statistieken en key performance indicators (KPI's). 

Hoe het werkt

On-premise oplossing voor het automatisch vastleggen en verwerken van facturen

ReadSoft's on-premise oplossing voor het vastleggen en verwerken van facturen integreert naadloos in uw belangrijkste bedrijfssystemen, om transactionele efficiëntie te vergroten en de zichtbaarheid in al uw factuurgerelateerde processen te optimaliseren.

On-premise facturen vastleggen

Facturen kunnen in elk gewenst formaat of lay-out worden ontvangen; er zijn geen templates vereist. Papieren facturen worden gescand en geïnterpreteerd, samen met eventuele ontvangen elektronische facturen (e-invoices).

Facturen valideren

Relevante informatie wordt uit de factuurgegevens gehaald en geïndexeerd als doorzoekbare velden. Ontbrekende of onjuiste factuurinformatie wordt automatisch gemarkeerd voor controle. De validatie en toewijzing van factuurgegevens wordt met behulp van een gebruiksvriendelijke interface uitgevoerd.

Workflow voor het goedkeuren van facturen

Zodra de data is gevalideerd worden alle gegevens, inclusief een afbeelding van de factuur, automatisch doorgestuurd naar uw crediteuren (AP) workflow voor verdere factuurverwerking, zoals het oplossen van meldingen, boekhoudkundige codering en goedkeuringen.

Kenmerken

Leg factuurgegevens in de front-end vast en lever de data aan op de plek waar u het nodig heeft

Geavanceerde capture software

  • Uit elke bron factuurgegevens vastleggen: van email, fax, netwerkstations (NAS) tot Supplier Portal
  • Direct alle relevante data vastleggen, inclusief BTW en vrachtkosten
  • Automatisch de afbeelding van de betaling aan de bijbehorende factuur koppelen

Geautomatiseerde workflow

  • Automatische workflow voor goedkeuringen en grootboek-codering (GL coding)
  • Creeër uitzonderings- en routing regels op basis van uw business rules

Digitale factuurverwerking (e-invoicing)

  • Integratie met standaard EDI-formaat  
  • Automatisch ontleden van factuurgegevens voor het toewijzen van indexwaarden en aangepaste eigenschappen
  • Eén opslag voor alle papieren en elektronische facturen (e-invoices)

Geavanceerde elektronische formulieren

  • Automatiseer het verzamelen van data uit alle facturen en koppel de gegevens aan de bijbehorende betalingen in uw ERP-systeem
  • Verwerk alle relevante data, inclusief BTW, vrachtkosten en andere kosten

Directe verbinding met transactionele data

  • Vraag facturen en gerelateerde PO's (inkooporders) op en ontvang direct de documenten van alle gerelateerde transacties in het ERP-systeem

Voordelen

Automatische factuurverwerking geeft uw crediteuren afdeling meer controle en flexibiliteit

Benut ReadSoft's on-premise software voor digitale factuurverwerking en profiteer van de volgende voordelen:
 

  • Verminder invoer van handmatige data voor het verwerken van facturen met 80-100 %
     
  • Voorkom dubbele facturen 
     
  • Versnel de betalingscyclus
     
  • Verkort de cash conversie cyclus
     
  • Verminder het aantal dagen leverancierskrediet (days payables outstanding)
     
  • Haal uw voordeel uit kortingen door snelle betalingen
     
  • Vergroot de controle over de inkoop
     
  • Verbeter de relatie tussen inkoper en leverancier
     
  • Verbeter de financiële naleving (compliance)
     
  • Optimaliseer de analyse van uw financiële processen

Benut de geavanceerde mogelijkheden van onze intelligente capture technologie

Wilt u meer weten over onze on-premise oplossingen voor uw digitale factuurverwerking?

Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe u met behulp van Intelligent Capture software uw factuurverwerking kunt automatiseren.

Neem direct contact met ons op

Oplossingen van Lexmark verwerken uw financiële documenten
naar onder andere makkelijk toegankelijke financiële managementinformatie.