Digitale factuurverwerking in de cloud

Uitdagingen

Bedrijven zijn zich er steeds meer van bewust dat data misschien wel de meest waardevolle business tool is

In een wereld van mondiale connectiviteit en 24/7 bedrijfsleven worden de meeste crediteuren (AP) afdelingen geconfronteerd met steeds hogere volumes aan facturen. Ook het volume van de factuurgegevens die worden vastgelegd door de financiële afdeling neemt hierdoor toe, waardoor het steeds moeilijker wordt om alle data op één locatie te houden. Zowel grote ondernemingen als kleine bedrijven moeten daarom zoeken naar oplossingen om effectief om te gaan met de toegenomen werkdruk, zonder dat hiervoor extra investeringen vereist zijn.

Oplossingen

Implementeer Cloud software

Cloud-technologie biedt een grote mate van flexibiliteit voor het verbeteren van financiële processen en is het belangrijkste middel voor mobiele oplossingen. Cloud-oplossingen zijn daarnaast ook een interessante optie voor kleine en middelgrote bedrijven die hun crediteurenadministratie willen automatiseren en geen behoefte hebben aan een uitgebreide on-premise software-oplossing. Bovendien geeft cloud-software bedrijven de mogelijkheid om verschillende financiële processen te automatiseren, zonder hiervoor grote interne IT-investeringen te hoeven doen.

Factuurverwerking in de cloud met ReadSoft Online

ReadSoft Online biedt eenvoudige, flexibele en automatische data capture en workflow voor facturen van leveranciers. Deze cloud-gebaseerde oplossing integreert naadloos met diverse ERP-systemen en overige bedrijfssystemen. Door het vastleggen en verwerken van facturen in de cloud, heeft uw organisatie geen omkijken meer naar de kosten van een server, software en hardware-onderhoud. Dankzij onze cloud-diensten behoort ook het trage, arbeidsintensieve en foutgevoelige proces van het handmatig invoeren van factuurgegevens tot de verleden tijd. 

Hoe het werkt

ReadSoft Online - Cloud-oplossing for digitale factuurverwerking

ReadSoft Online geeft u toegang tot geavanceerde technologie, verfijnde bedrijfslogica en landspecifieke kennis om efficiënt gegevens van inkoopfacturen vast te leggen.

Facturen worden in eerste instantie gescand, geüpload of direct per e-mail naar ReadSoft Online gestuurd. De controle wordt vervolgens door de crediteuren afdeling uitgevoerd, of er kan gekozen worden om dit uit te laten besteden. Nadat de facturen worden gecontroleerd, worden ze automatisch doorgestuurd naar een gebruiksvriendelijke goedkeuringsworkflow. De factuurafbeeldingen en bijbehorende gegevens worden vervolgens naar de juiste applicatie gezonden.

ReadSoft Online is overal en altijd toegankelijk, zolang er een internetverbinding is. Het werkt als volgt:

Facturen vastleggen

Papieren facturen worden gescand en omgezet in digitale bestanden. Factuurafbeeldingen worden vervolgens geüpload naar ReadSoft Online, samen met eventuele ontvangen e-facturen (elektronische facturen).

Digitale factuurverwerking 

Relevante factuurgegevens worden automatisch uit de factuurbestanden uitgelezen en gevalideerd als doorzoekbare velden. Ontbrekende of onjuiste informatie wordt gemarkeerd voor beoordeling.

Workflow voor verificatie & goedkeuring

Verificatie van de gegevens, toewijzing (optioneel) en goedkeuring van alle facturen verloopt via een gebruiksvriendelijk web interface. Na de validatie wordt alle data, inclusief de factuurafbeelding, automatisch doorgestuurd naar een crediteuren workflow binnen ReadSoft Online of uw ERP-systeem. Factuurbestanden worden vervolgens automatisch opgeslagen in the cloud of in een extern systeem.

5 redenen om ReadSoft Online te gebruiken

Waarom zou u kiezen voor het automatisch verwerken van facturen in the cloud?

Wij geven u 5 overtuigende redenen om onze cloud-software te gebruiken voor digitale factuurverwerking:

1. Verbeter de efficiency van uw financiële administratie 
Reduceer de kosten voor handmatige invoer en controle.

2. Profiteer van de kracht van de cloud
Door de inzet van de cloud is digitale factuurverwerking altijd beschikbaar, zolang er een internetverbinding is.

3. Vermijd IT-investeringen
Implementatie van cloud software is snel en vereist geen investeringen in hardware. Dankzij automatische backups heeft uw organisatie geen omkijken meer naar periodiek onderhoud en software updates.

4. Verbeter de financiële controle
Ontvang direct nauwkeurige financiële overzichten en raadpleeg alle facturen, snel en gemakkelijk. Meer financiële controle betekent ook dat er geen dubbele- of frauduleuze inkoopfacturen meer worden betaald.

5. Verbeter de relatie met uw leveranciers 
Door het versnellen van uw factuurverwerking kunt u boetes voor te late betalingen voorkomen en kortingen voor tijdige betalingen bedingen. 

Voordelen

Krijg volledige controle over alle financiële processen door inkoopfacturen naar de cloud te sturen

Dankzij ReadSoft's cloud-oplossingen voor het automatiseren van uw factuurverwerking profiteert u van:
 

  • Snel en eenvoudig toegang tot alle facturen, altijd en overal beschikbaar
     
  • Betalingskortingen door het versnellen van de factuurverwerking
     
  • Betere zichtbaarheid en controle over alle financiële processen
     
  • Geen dure investering in hardware of software
     
  • Geen backup of herstel vereist
     
  • Geen tijdrovend onderhoud, upgrades of updates
     
  • Altijd toegang tot ReadSoft’s nieuwste technologie updates
     
  • De cloud biedt één locatie voor decentrale factuurverwerking
     
  • Schaalbaar prijsmodel - betaalt alleen voor wat je gebruikt
     
  • Minimale training en installatie nodig
     
  • Ideaal voor lagere factuur volumes, die doorgaans duur zijn om te verwerken

Om uw facturen automatisch in de cloud te verwerken is er niet meer nodig dan in te loggen. De software leest en interpreteert zorgvuldig uw papieren of elektronische leveranciersfacturen en voert de gegevens vervolgens in een beveiligde online website in. Vanaf elke locatie kunt u deze gegevens inzien, controleren en corrigeren.

Vul uw gegevens hieronder in en ontvang binnen 48 uur, gratis, uw inloggegevens per e-mail:

Benut de cloud om uw factuurverwerking te automatiseren en optimaliseren

ReadSoft Online stelt u in staat om het goedkeuren van inkoopfacturen te versnellen, de kosten voor het verwerken van facturen te verlagen en de productiviteit van uw financiële afdeling te verhogen.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden en voordelen van digitale factuurverwerking in de cloud?

Neem vandaag nog contact met ons op

Oplossingen van Lexmark verwerken uw financiële documenten
naar onder andere makkelijk toegankelijke financiële managementinformatie.