FAQ

FAQ algemeen

Hier vindt u veel gestelde vragen over algemene onderwerpen.

Welke voordelen worden geboden door het automatiseren van digitale factuurverwerking met gebruik van de oplossing van Lexmark?

  • Consequente verwerking van alle ontvangen facturen, ongeacht het documenttype/invoerformaat (papier, fax, e-mail, pdf of EDI)
  • Geautomatiseerde registratie en vergelijking van factuurgegevens met gegevens die zijn opgeslagen in het eigen SAP-systeem
  • Optimaal overzicht van alle ontvangen facturen, omdat alle relevante informatie centraal beschikbaar is in het inkoopboek
  • Volledig transparant proces door een audit trail van alle verwerkingsfasen
  • Voldoen aan compliance richtlijnen door middel van geautomatiseerde workflows
  • Verbetering van de liquiditeitsplanning, aangezien facturen tijdig beschikbaar zijn in het SAP-systeem
  • Verbetering van de cashflow door een snellere procesflow om zo kortingen beter te benutten
  • Verkorting van doorlooptijden door middel van flexibele workflows voor goedkeuring en informatie.
  • Minder toerekeningen tijdens periodeafsluiting omdat  facturen al in SAP beschikbaar zijn
  • Factuurverwerking kan worden beheerd over verschillende SAP-omgevingen heen

Welke besparingen kunnen ondernemingen realiseren met geautomatiseerde factuurverwerking?

  • Grotere factuurvolumes per medewerker, omdat handmatige registratie-, vergelijkings- en verslagleggingsactiviteiten op de crediteurenafdeling niet meer nodig zijn of aanzienlijk kunnen worden verminderd.
  • Het beter benutten van kortingen door kortere doorlooptijden die garanderen dat facturen op de uiterste betaaldatum worden betaald.
  • Minimalisatie van zoektijden door het transparante proces
  • Snellere verwerking van documenten voor workflowgebruikers door elektronische workflows voor goedkeuring, informatie en probleemoplossing
  • Kortere doorlooptijden doordat de handmatige voorbereiding van facturen door medewerkers niet meer nodig is.
  • Verlaging van verwerkingskosten voor (papieren) facturen bij gedecentraliseerde organisaties.

Op welke manieren kun je besparen op het gebied van doorlooptijd?

  • Aanzienlijke tijdsbesparing vanaf het moment van ontvangst tot en met registratie in het ERP-systeem: facturen worden algemeen beschikbaar gemaakt in het inkoopboek op de ontvangstdatum.
  • Te boeken facturen kunnen onmiddellijk worden verwerkt
  • Door de transparantie in het inkoopboek is een gestructureerde oplossing van alle uitzonderingen mogelijk; met andere woorden: als de facturen niet onmiddellijk kunnen worden verwerkt.
  • Aanzienlijk minder verwerkingstijd voor workflows voor goedkeuring, informatie en probleemoplossing
  • Overall een belangrijke vermindering in verwerkingstijd, wanneer de oplossing van Lexmark wordt gebruikt in vergelijking met traditionele, op papier gebaseerde verwerking.

Welke invloed heeft procesautomatisering op betalingscycli?

  • Vanwege snellere - het is immers geautomatiseerd - verwerking kunnen facturen op de uiterste betaaldatum worden betaald en kortingen worden benut.

Met welke kosten moet ik rekening houden bij de Lexmark-oplossing voor geautomatiseerde factuurverwerking?

  • Lexmark heeft standaardsoftware, waarvan de licentieprijs wordt bepaald door het aantal te verwerken documenten
  • De implementatiekosten zijn afhankelijk van de complexiteit van het project
  • Kostenverhogende factoren zijn bijvoorbeeld een grote hoeveelheid verschillende workflowprocessen, internationale roll-out of een complexe goedkeuringsmatrix
  • Lexmark heeft een best practice-implementatiemethodiek om kosten laag te houden

Voor welke bedrijfsgrootte is de oplossing van Lexmark voor geautomatiseerde factuurverwerking geschikt?

  • Voor zowel het mkb als grote multinationals en shared service centres (SSC, centra voor gedeelde diensten) zijn de oplossingen van Lexmark geschikt
  • Dankzij onze flexibele implementatiestrategieën (bijvoorbeeld via het partnernetwerk) kunnen wij voldoen aan alle gangbare organisatiewensen:

    Voor het mkb:
  • Het midden- en kleinbedrijf vereist een efficiente oplossing. Vaak zijn een paar workflowprocessen voldoende om een geautomatiseerde weergave van 80% van alle processen te verstrekken in de verwerking van ontvangen facturen.
  • Om die reden bieden wij het mkb een speciale oplossing welke bestaat uit voorgedefinieerde instellingen en workflows die binnen zeer korte tijd kunnen worden geïmplementeerd

    Voor shared service centres:
  • Bij SSC's speelt de documentatie en transparantie van individuele boekingen/processtappen van doorslaggevende rol.
  • Ook voor resourcemanagement is het belangrijk om binnen de individuele business units gestandaardiseerde processen te hebben, zodat personeel flexibel kan worden toegewezen, afhankelijk van de werkbelasting.
  • De geautomatiseerde documentatie van alle procesfasen en een reporting-add-on - Lexmark Reporting Tools - verzekeren dat de gestandaardiseerde, geautomatiseerde workflows doelgericht en in realtime kunnen worden geanalyseerd, geëvalueerd en gerapporteerd

    Voor multinationals:
  • De beschikbaarheid van talen, de weergave van complexe workflows en processen en documentatie die voldoet aan de compliance vereisten, toekomstbestendigheid en mondiale aanwezigheid van leveranciers zijn bijzonder belangrijke aspecten voor multinationals
  • Met onze jarenlange ervaring met de roll-out van de oplossing in internationale bedrijven hebben wij onze waarde bewezen door proof-of-concept en best practices, ongeacht of dit gaat over on-site support of compliance ten aanzien van lokale voorschriften

Is de oplossing van Lexmark geschikt voor internationale, geautomatiseerde factuurverwerking?

  • Ja
     
  • De oplossing is beschikbaar voor internationaal gebruik in verschillende talen
  • Dankzij onze internationale activiteiten profiteren gebruikers wereldwijd van on-site support tijdens en na de implementatie
  • Er wordt rekening gehouden met lokale regels en de compliance wordt zo gewaarborgd.

Hoe snel is een investering in de oplossing van Lexmark voor geautomatiseerde factuurverwerking terugverdiend en hoe hoog is de return on investment (ROI)?

  • De terugverdientijd is in het algemeen één jaar
  • Naast de korte terugverdientijd is er ook een hoge ROI, return on investment.

Is een uitgebreide gebruikerstraining vereist voor de oplossing van Lexmark?

  • Nee, omdat wij bij de ontwikkeling van onze oplossing zorgvuldig hebben gelet op gebruiksvriendelijkheid
  • De belangrijkste gebruikers en beheerders maken eerst kennis met de functies en instellingen van de oplossing in hun project tijdens een ééndaagse cursus on-site
  • Wij bieden ook verdere training aan, zodat het beheer door de organisatie zelf uitgevoerd kan worden wanneer er veranderingen in het proces optreden

Hoe lang duurt een dergelijk implementatietraject?

  • Voor de implementatie maken wij gebruik van een gestandaardiseerde projectmethode.
  • Een projectmanager beheert het project en waarborgt dat de planning en het budget worden gehaald.
  • De implementatie wordt uitgevoerd door specialisten die jarenlange implementatie ervaring hebben van de oplossing.
  • Hier vertrouwen wij op voorgedefinieerde templates om te verzekeren dat het project snel voortgang boekt.
  • De implementatie van een gemiddeld project vanaf de kick-off tot de go-live duurt enkele maanden
  • Daardoor kan het betrokken personeel  hun dagelijkse werkzaamheden blijven uitvoeren.

Welk archiefsysteem is vereist?

  • De oplossing van Lexmark kan onafhankelijk van het archiefsysteem worden gebruikt.
  • Reeds bestaande archiefsystemen kunnen in het algemeen nog in gebruik blijven.
  • Wanneer er geen archief is, kan onze Perceptive Content oplossing worden gebruikt.

 

Welk automatiseringsniveau kan worden gerealiseerd met de oplossing van Lexmark?

  • Het potentiële automatiseringsniveau wordt in eerste instantie bepaald door het percentage ordergerelateerde facturen ten opzichte van niet-ordergerelateerde facturen
  • Niet-ordergerelateerde facturen vereisen doorgaans een goedkeuringsworkflow, waardoor meestal automatische boeking niet mogelijk is
  • Bij ordergerelateerde facturen, afhankelijk van de kwaliteit van de master data en de orders, kan een automatiseringsniveau van 60% en meer worden bereikt

Kan de oplossing van Lexmark aan de processen en wensen van de klant worden aangepast?

  • Hoewel de standaardoplossing een grote reeks processen afdekt, bestaan er ook specifieke klantwensen die niet standaard zijn
  • Hiervoor biedt de oplossing van Lexmark een aantal gedefinieerde interfaces om aan dergelijke klantwensen te voldoen
  • Deze gedefinieerde interfaces worden ook opgenomen in latere versies met als gevolg dat de aanpassingen in gebruik kunnen blijven

Hoe ziet de release cycle voor de oplossing van Lexmark eruit?

  • In het algemeen brengen wij één grote release per jaar uit die dan gedurende de volgende vier jaren wordt ondersteund
  • Om fouten te corrigeren, verstrekken wij hotfixes en servicepacks waar dat nodig is

Is het ook mogelijk om de oplossing van Lexmark te gebruiken om andere processen in SAP te automatiseren naast factuurverwerking?

  • Ja, de volgende processen kunnen worden geautomatiseerd in SAP met gebruik van de oplossing: goedkeuring van betalingen, het uitvoeren van financiële boekingen, de verwerking van aanvragen tot bestelling, orderbevestigingen, goederenontvangstdocumenten, klantenorders, betalingsmeldingen, master data
  • Daarnaast zijn er uitbreidingen, zoals apps voor mobiele goedkeuring, een supplier portal voor gebruikersvriendelijke uitwisseling van facturen met leveranciers en een analyse- en rapportagetool die is gebaseerd op SAP-BI

Is de oplossing van Lexmark beschikbaar on-premise en in the cloud?

  • Ja, beide opties zijn verkrijgbaar
  • Op de cloud gebaseerde capturesoftware omvat geavanceerde technologie, geraffineerde business logica en landspecifieke kennis voor het efficiënt vastleggen van factuurgegevens  in een beveiligde, online omgeving

Oplossingen van Lexmark verwerken uw financiële documenten
naar onder andere makkelijk toegankelijke financiële managementinformatie.